A veces, si quiere algo, es mejor pedirlo.

Asimismo, los propietarios de pequeñas empresas no deberían ser tímidos a la hora de solicitar reuniones.

Porque serlo podría marcar la diferencia entre obtener su próximo cliente y tener la agenda vacía.

Pero, ¿dónde está la trampa?

Preparar una solicitud de reunión puede resultar abrumador si no se considera un maestro de las palabras.

Ya sea porque no sabe qué decir o se pone nervioso, entendemos totalmente por qué los propietarios de negocios se estresan cuando tienen que solicitar reuniones.

Es exactamente por eso que reunimos estas plantillas de solicitud de reuniones para ayudarlo a dar el primer paso sin tener que preocuparse por qué decir.

Pero antes de las plantillas, sepa que también existen soluciones de programación para simplificar el proceso de solicitud de reuniones. Por ejemplo, vcita permite a los clientes de pequeñas empresas programar citas en línea las 24 horas, los 7 días de la semana, a través de un portal o sitio web.

Además, los clientes pueden gestionar sus citas con facilidad y tienen la flexibilidad de reprogramar y pagar por los servicios con antelación.

Los recordatorios automáticos mejoran aún más la experiencia, reduciendo significativamente las ausencias. Para descubrir cómo puede ahorrar tiempo en la coordinación y aumentar la satisfacción de sus clientes, prueba vcita gratis.

¡Use estas 5 plantillas para conseguir más citas!

Inspírese: El 81% de las pequeñas empresas indican que el correo electrónico es su canal principal para la adquisición de clientes.

Enviar correos electrónicos es indispensable para las pequeñas empresas, lo cual es una razón más para elegir trabajar de manera más inteligente y no durante más tiempo.

Estos mensajes se pueden adaptar fácilmente en función de su negocio y están optimizados para las respuestas, ya sea que se esté comunicando con clientes potenciales o actuales.

Nota: ¡Debe completar todo lo que está entre [corchetes] en las plantillas! Nosotros nos encargamos del 95% del trabajo pesado, usted solo debe hacer el resto.  

Audiencia objetivo: Clientes potenciales que no conoce.

Ejemplos de líneas de asunto:

  • “Una pregunta rápida para [nombre del cliente]”
  • “¡Nos enteramos de que necesita ayuda!”
  • “¿Está disponible mañana?”

Hola, [nombre del cliente]:

Soy [su nombre] de [su empresa] y voy a ir directo al grano.

Queremos ponernos en contacto con clientes nuevos que necesiten ayuda con [necesidad/problema] en [ciudad, condado, vecindario].

Hemos brindado nuestros servicios a [cantidad de clientes, docenas o cientos] clientes locales y queríamos asegurarnos de que todos los miembros de la comunidad reciban el respaldo adecuado en lo que respecta a [su industria].

¿Tiene unos minutos libres para que podamos hablar sobre [necesidad/problema] o sobre cualquier otra ayuda que pueda necesitar relacionada con [su industria]?

¡Le prometemos que seremos breves! Desde ya, le agradecemos por su tiempo.

Saludos,

[Firma]

Sugerencias para esta plantilla

Cuando se comunica con un cliente potencial por primera vez, se va a ver tentado en brindarle toneladas de información. ¡No lo haga! En cambio, asegúrese de que el texto sea simple y concéntrese en causar una primera impresión positiva. Recuerde: El objetivo de su acercamiento es despertar el interés suficiente para que el cliente potencial reserve una reunión. ¡Siempre pueden hacer preguntas en caso de que las tengan!

Audiencia objetivo: Clientes potenciales que ha conocido en persona.

Ejemplos de líneas de asunto:

  • “Hola, [nombre del cliente], ¿me recuerda?”
  • “Me encantaría que podamos reunirnos”
  • “¿Tiene tiempo para tomar un café?”

Hola, [nombre del cliente]:

Espero que siga bien desde [evento, lugar y/o momento cuando se encontraron anteriormente].

Quería saber ver si todavía estaba interesado en saber más sobre [su empresa] y cómo podemos ayudarlo con [necesidad/problema]. ¿Sigue buscando a alguien que lo ayude con [su servicio]?

De ser así, ¡me encantaría que habláramos! Podemos tomar un café o hacer una llamada rápida para hablar más al respecto, lo que sea más conveniente para usted.

¡Gracias y que tenga un excelente día!

[Firma]

Sugerencias para esta plantilla

Es esencial que personalice su mensaje con detalles sobre su encuentro anterior. En lugar de un argumento de venta directo, formule su mensaje con un amable “Hola, ¿me recuerda?”. Su objetivo es ser amistoso, pero directo.

Audiencia objetivo: Socios comerciales potenciales y personas con las que desea trabajar.

Ejemplos de líneas de asunto:

  • “Definitivamente, deberíamos trabajar juntos”
  • “Busco colegas expertos en [su industria]”
  • “[Socio comercial potencial] + [su empresa] = ?”

Hola, [nombre del socio]:

Primero que nada, quería felicitarlo por [hito importante, como una contratación nueva, el lanzamiento de un producto o una mención de prensa] de [su empresa].

Soy [su nombre] de [su empresa] y queremos ponernos en contacto con otros expertos en [su industria].

De hecho, acabamos de [el hito de su empresa] y queríamos analizar la posibilidad de trabajar juntos. Ya que tenemos objetivos y clientes comunes, creo que esta sería una posibilidad beneficiosa para todos.

¿Qué le parece si hablamos por teléfono mañana y discutimos algunas ideas? Si tiene alguna pregunta, no dude en hacérmela saber.

Gracias,

[Firma]

Sugerencias para esta plantilla

De nuevo, no sobrecargue a sus socios potenciales con información. Su objetivo es resaltar los beneficios y explicar qué les puede interesar a ellos para garantizar una respuesta. Hacer preguntas es una excelente forma de fomentar una respuesta y el tono amistoso hace que su lector no piense que hay una trampa.

Audiencia objetivo: Representantes de grandes empresas o marcas.

Ejemplos de líneas de asunto:

  • “Algo interesante para [nombre del representante]”
  • “¿Podría interesarle a [nombre de la empresa]?”

Hola, [nombre del representante]:

Sé que probablemente esté ocupado con todo lo que sucede en [su empresa], ¡así que seré breve!

Soy [su nombre] de [nombre de su empresa] y estoy poniéndome en contacto con líderes de la industria de [su industria].

De hecho, acabamos de lograr [el hito de la empresa] y queríamos analizar cómo podríamos trabajar con [su empresa] para llegar a más clientes locales.

¿Qué momento le sería más conveniente para que tengamos una breve charla? Además, quería verificar que usted es el responsable de la toma de decisiones correcto con quien contactarme en [su empresa].

Le agradezco por su tiempo.

[Firma]

Sugerencias para esta plantilla

Debe ser simple y amistoso. A la mayoría de los puntos de contacto que trabajan en las grandes marcas los bombardean con mensajes, así que vaya al grano. Cualquier cosa que pueda decir para indicar que se está comunicando con ellos específicamente (mencionando el nombre del punto de contacto, algo exclusivo de la empresa con la que se contacta) es una gran ventaja.

Audiencia objetivo: Periodistas y blogueros para que escriban sobre su negocio.

Ejemplos de líneas de asunto:

  • “Tengo una historia para [nombre del periodista]”
  • “¿Entrevista mañana?”

Hola, [nombre del periodista]:

Me comunico porque soy un gran admirador de [publicación] y tengo una historia que podría interesarles.

Soy [su nombre] de [su empresa], una empresa local de [industrial] que brinda [servicios o productos] a [su audiencia o comunidad].

Recientemente logramos [hito de la empresa, como el lanzamiento de un producto o una promoción única] y pensamos que su audiencia estaría interesada en conocerlo. Si pudiéramos armar algo, también lo promocionaríamos entre nuestros clientes.

Me encantaría que pudiéramos hablarlo por teléfono mañana. Sé que probablemente esté ocupado, ¡así que me aseguraré de ser breve!

De cualquier forma, espero su respuesta y le agradezco por su tiempo.

Gracias,

[Firma]

Sugerencias para esta plantilla

Los periodistas y blogueros también tienen las bandejas de entrada abarrotadas, así que nuevamente sea positivo y resalte lo que les puede interesar. Los escritores están ansiosos por conocer historias nuevas, pero no deje que confundan su mensaje con un argumento de venta. Hacer un cumplido es una jugada inteligente para mantener el interés de alguien, pero debe ser sincero.

Cómo asegurarse de que sus solicitudes de reunión tenga el efecto deseado en los clientes

Para terminar, hablemos de algunas sugerencias rápidas para aumentar la cantidad de respuestas y conseguir esas reuniones tan importantes.

Optimice sus mensajes para facilitar la lectura

Al enviar sus mensajes, tenga en cuenta que los detalles más pequeños marcan una gran diferencia cuando se trata de obtener una respuesta.

Ya sea que utilice nuestras plantillas o diseñe libremente sus propios correos electrónicos de solicitud de reuniones, asegúrese de que sus mensajes tengan las siguientes características.

Sean cortos. Dato curioso: la extensión ideal de un correo electrónico de negocios es de entre 50 y 125 palabras. Esta extensión le ofrece cierta libertad, pero habla de la necesidad de adoptar en su texto el enfoque de que “menos es más”. ¿Qué quiere decir esto? Su correo electrónico tiene que poder entenderse fácilmente de un vistazo.

Estén adaptados para teléfonos móviles. Por lo general, la mayoría de los correos electrónicos se leen en un dispositivo móvil. En lugar de enviarle a sus clientes potenciales un bloque de texto, asegúrese de separar los párrafos de los mensajes para que sean fáciles de leer.

Sean personalizados. Personalizar su mensaje (p. ej., incluir el nombre de alguien en la línea de asunto) aumenta sustancialmente los índices de apertura del mensaje y de participación. En resumen, su audiencia tiene que percibir que el mensaje que recibe no es un texto general, sino que es personalizado.

Permita que sus contactos programen una llamada o reunión directamente desde sus correos electrónicos

Su objetivo final es conseguir reuniones, ¿verdad?

Es por eso que debe hacer que los clientes puedan reservar una hora para la llamada o reunión de forma fácil y rápida, directamente desde su correo electrónico.

¿Qué le aconsejamos? Agregue un enlace de reserva que dirija a los potenciales socios comerciales o clientes directamente a su calendario de reservas.

Si están interesados en reunirse con usted, podrán hacer clic en el enlace, ver cuándo está disponible y programar una reunión con usted sin preocuparse por los intercambios de correos electrónicos y las complicaciones.

Eliminar los intercambios innecesarios y agregar un enlace de reserva en línea a sus correos electrónicos le ayuda a demostrar que habla en serio y les permite a sus clientes saber que usted está a solo un clic de distancia.

¿Está listo para llenar su agenda de reuniones nuevas?

Esperamos que esta guía le haya servido como motivación para comenzar y conseguir más reuniones. Con estas plantillas, sugerencias y herramientas en línea como vcita, ¡puede comenzar a preguntar con confianza!